แก้ปัญหา “คนล้นงาน” ด้วยการเขียน “รายงาน” : อ.สุขุม นวลสกุล

Profile photo of อ.สุขุม นวลสกุล
อ.สุขุม นวลสกุล
img_1735
อ.สุขุม นวลสกุล

 

 

 

 

 

ปัญหาหนึ่งที่น่าจะถือว่าเป็นการบริหารที่ขาดประสิทธิภาพในหลายหน่วยงานคือ “คนล้นงาน” หรือ “คนทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง”  เพราะฉะนั้นผมจึงอยากจะเสนอวิธีแก้ปัญหานี้ให้คนที่เป็นนักบริหารหรือนายจ้างลองนำไปพิจารณาดูว่า ควรลองนำเอาไปใช้ในหน่วยงานหรือไม่  นั่นก็คือวิธีการให้พนักงานหรือลูกจ้างของเราเขียน “รายงาน”

        ที่กล้าเอามาเขียนเล่าสู่กันฟัง เพราะผมเคยใช้ได้ผลในการขึ้นเป็นอธิการบดีบริหารงานมหาวิทยาลัยอย่างน้อย ๒ ครั้งด้วยกัน   ใครเห็นดีด้วยจะลองนำเอาไปใช้บ้าง ก็ตามสบายนะครับ  เพราะเอามาเผยแพร่โดยไม่สงวนลิขสิทธิ์นะ จะบอกให้

ครั้งแรกตอนผมขึ้นเป็นอธิการบดีใหม่ ผมมีโครงการที่จะทำอะไรใหม่ๆ ในการบริการนักศึกษา เช่น จะเปิดบริการตอนพักเที่ยงเรียกว่า จาก ๘.๓๐ – ๑๖.๓๐ โดยไม่มีพักกลางวัน  แต่ติดขัดเรื่องงบประมาณ  เพราะในระบบราชการนั้นการเพิ่มงานใหม่มักจะต้องทำพร้อมๆ กับการเพิ่มคน  เพราะข้าราชการนั้นมีตำแหน่งอะไรแล้วจะทำเฉพาะสิ่งที่สเปคกำหนดไว้ในตำแหน่งนั้น  จะให้ทำหน้าที่อื่นอาจปฏิเสธโดยอ้างว่า “ผิดสเปค”

เช่น ถ้าดำรงตำแหน่งพนักงานพิมพ์ดีด ก็จะไม่ยอมทำงานอื่นนอกจากพิมพ์ดีด เห็นว่างๆ ไม่ทำอะไรจะใข้ให้ไปนั่งเค้าน์เตอร์คอยรับหนังสือ ก็จะปฏิเสธโดยอ้างว่า “ฉันมีหน้าที่พิมพ์ดีด”  หรือถ้าเกรงใจหรือเกรงกลัวผู้บังคับบัญชาก็อาจจะยอมไปนั่งแบบหน้าบอกบุญไม่รับ  มีความรู้สึกว่าถูกใช้ให้ทำนอกหน้าที่

ในมหาวิทยาลัยนั้น คนทำงานนอกจาก “ข้าราชการ” แล้วยังมี “ลูกจ้าง” ที่มหาวิทยาลัยใช้รายได้ของมหาวิทยาลัยจ้างให้มาช่วยทำงานเพราะข้าราชการมีไม่พอกับงานที่ทำอยู่  การทำงานของ “ลูกจ้าง” ก็จะเลียนแบบ “ข้าราชการ”ก็คือถูกจ้างมาทำงานในตำแหน่งอะไรก็จะทำเฉพาะงานนั้น  อาจจะคิดว่า “อยู่ด้วยกันก็ต้องเหมือนกัน” ซี จะแตกต่างกันได้อย่างไร

ผมอยากทำงานบริการให้มากขึ้น แต่ไม่อยากจ้าง “ลูกจ้าง” มากขึ้น  เพราะถ้าจ้างคนเพิ่มขึ้นหมายถึงรายจ่ายทั้งเงินเดือนและสวัสดิการเพิ่มขึ้น เพราะถึงแม้จะเป็นลูกจ้างก็ได้รับสิทธิเท่าเทียมข้าราชการ ยกเว้นไม่มีบำนาญมีแต่บำเหน็จเท่านั้น  รวมทั้งเห็นว่าคนเป็นลูกจ้างจำนวนไม่น้อยยังทำงานไม่คุ้มกับค่าจ้าง

วิธีการที่ผมใช้จากการแนะนำของทีมงานของผมคนหนึ่งก็คือ การให้ลูกจ้างเขียน “รายงาน” ว่าวันหนึ่งทำอะไรบ้าง

ผมให้แจกสมุดปกบางเล่มบางให้กับลูกจ้างทุกคนให้บันทึกว่าวันนี้ทำอะไรบ้าง  โดยทุกวันเวลา ๑๖.๐๐ น. ให้ลูกจ้างเขียนเป็นรายละเอียดเลยว่า ได้ทำอะไรบ้างตั้งแต่เข้าทำงานตอน ๘.๓๐ น.จนถึงเวลาที่บันทึก จากนั้นให้ข้าราชการที่เป็นหัวหน้าของลูกจ้างตรวจสอบแล้วเซ็นรับรองทุกวัน

พอครบ ๒ อาทิตย์ก็เรียกประชุม “ลูกจ้าง” แล้วให้พิจารณาดูว่า แต่ละคนทำงานได้ปริมาณเท่าไหร่เมื่อเทียบกับเงินเดือนแล้วคุ้มกับค่าจ้างหรือไม่  ไม่น่าเชื่อนะครับ  พนักงานพิมพ์ดีดบางคนบางวันไม่มีผลงานอะไรเลย เพราะทางหน่วยงานเกิดไม่มีอะไรให้พิมพ์ในวันนั้น

ผมก็เลยยกตัวอย่างให้ดูว่า  แถวหน้ามหาวิทยาลัยมีป้ายติดรับจ้างพิมพ์ดีดหน้าละ ๑๐ บาทกระดาษเป็นของผู้รับจ้าง  ความจริงมหาวิทยาลัยน่าจะเลิกจ้างพนักงานพิมพ์ดีดเพราะจ้างไว้ต้องให้เงินเดือนแถมเจ็บไข้ได้ป่วยต้องให้ค่ารักษาพยาบาล   ถ้ามีอะไรจะพิมพ์ล้นเกินกว่าข้าราชการจะพิมพ์ได้ แทนที่จะจ้างลูกจ้างมาช่วยพิมพ์  เอาไอ้ที่ล้นมือไปจ้างพวกรับจ้างหน้ามหาวิทยาลัยน่าจะคุ้มกว่า

ผมบอกไปว่าขอเวลาผมสักหน่อยผมจะให้ทีมงานวิเคราะห์ว่า ลูกจ้างตำแหน่งใดทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง สิ้นปีนี้ผมจะเลิกจ้างเพื่อประหยัดเงินรายได้ของมหาวิทยาลัย  เล่นเอาลูกจ้างหลายคนหน้าเสีย เพราะว่าไปแล้วพวกที่ทำงานคุ้มค่าจ้างมีไม่มากนักหรอก   ส่วนใหญ่ทำงานเบากว่าควรกันทั้งนั้น

ในที่สุดก็มีการต่อรองกันว่า ถ้าจะไม่ให้ทางมหาวิทยาลัยดำเนินโครงการประหยัดคนละก็  ลูกจ้างที่จ้างไว้ต้องให้ความร่วมมือยอมทำงานอื่นที่อาจจะไม่ตรงสเปคกับตำแหน่งที่ตนเองดำรงอยู่ เพื่อให้คุ้มกับค่าจ้างและสวัสดิการที่ได้รับจากมหาวิทยาลัย  ซึ่งได้รับการตอบรับด้วยดีจากลูกจ้างทั้งหลาย

เชื่อว่าลูกจ้างกลัวคำว่า “เลิกจ้าง” มากกว่า “ผิดสเปค”

อีกครั้งหนึ่งที่การใช้วิธีการ “รายงาน”ได้ผลก็ตอนที่ผมไปเปิดวิทยาเขตใหม่ของมหาวิทยาลัยอีกแห่งหนึ่งห่างจากที่ตั้งอยู่ประมาณสิบกว่ากิโลเมตร  และย้ายนักศึกษาปีที่หนึ่งไปเรียนที่นั่นเพื่อลดความแออัดของที่เดิม  โดยจัดอาจารย์จากส่วนกลางไปสอนที่นั่น

ปัญหาของวิทยาเขตคือ การขาดความสัมพันธ์ระหว่างอาจารย์กับลูกศิษย์   เพราะอาจารย์ไปถึงก็เข้าห้องสอน พอสอนเสร็จก็ขึ้นรถกลับ   ไม่มีเวลาให้นักศึกษาพบปะเพื่อปรึกษาหารือไม่ว่าจะเป็นเรื่องเรียนหรือเรื่องการใช้ชีวิตในมหาวิทยาลัย  พูดง่ายๆ ว่าขาดความอบอุ่นโดยเฉพาะเป็นนักศึกษาปีที่หนึ่งเสียด้วยซี

ผมเลยว่าจ้างบัณฑิตคณะต่างๆ จำนวน ๑๐ คนในตำแหน่ง “นักแนะแนวการศึกษา” ให้ประจำที่ห้องใหญ่ห้องหนึ่งตั้งเป็นห้องแนะแนวการศึกษา  แต่ห้องที่ว่านี้ค่อนข้างเป็นห้องที่อยู่เร้นๆ สักหน่อยไม่ได้อยู่ในทางที่นักศึกษาใช้สัญจรเป็นประจำ

ผมเวลาไปสอนที่วิทยาเขต แวะเวียนโผล่ไปห้องนั้นทีไร ก็มักจะเห็น ๑๐ นักแนะแนวนั่งมั่วสุมพูดคุยกัน บางครั้งถึงขั้นนั่งเล่นหมากฮอสส์ ด้วยซ้ำไป  ถามไถ่ก็ได้ความก็ไม่ทราบจะทำอะไร  ไม่เห็นมีนักศึกษาเข้ามาขอคำปรึกษาหรือหารือแนวทางอะไรเลย

ผมก็เลยใช้วิธีการที่เคยใช้ได้ผลมาแล้ว  นั่นก็คือแจกสมุดเล่มหนาปกแข็งให้คนละเล่ม บอกกับพวกเขาว่า  ผมคงนานๆ มีโอกาสมาสักครั้งจึงไม่รู้ว่าใครทำงานอย่างไร   เอาเป็นว่าถ้าใครมีนักศึกษามาปรึกษาให้บันทึกไว้ด้วยว่านักศึกษาชื่ออะไรรหัสเท่าไหร่มาปรึกษาเรื่องอะไร  แล้วให้นักศึกษาเซ็นชื่อรับรองไว้ด้วย  สิ้นปีผมจะได้ผลงานในสมุดมาเปรียบเทียบกันว่า  ใครควรได้สองขั้นหรือหนึ่งขั้นหรือไม่ได้สักขั้น

วันต่อมา  ผมแวะไปที่ห้องแนะแนวการศึกษา  ปรากฏว่าไม่พบนักแนะแนว ฯ  นั่งประจำอยู่ที่โต๊ะแม่แต่โต๊ะเดียว ถามแม่บ้านที่ดูแลห้องนั้นอยู่ก็ได้รับคำตอบว่า เขาทั้งหลายถือสมุดบันทึกลงไปล่าหานักศึกษาเพื่อให้คำปรึกษาจะได้ลงชื่อรับรองเป็นผลงาน

เห็นไหมครับ  ว่าวิธีดูแลงานโดยวิธีให้เขียน “รายงาน” ได้ผลขนาดไหน  ผมจึงต้องเรียกทุกคนมาตกลงอีกครั้งหนึ่ง  วิธีไปล่าหานักศึกษาเอามาเป็นผลงานนั้น ผมเห็นชอบด้วยว่าเป็นวิธีที่ดี  แต่ไม่ใช่ออกไปทั้งหมดทุกคน เกิดมีนักศึกษาจะมาปรึกษาที่ห้อง ก็จะไม่พบใคร  ก็จะเสียความรู้สึก อาจจะคิดเลยเถิดไปว่า พวกเราหลบงาน  ดังนั้น จึงเห็นว่าให้ตกลงกันว่าจะต้องมีเวรประจำอยู่ที่ห้องทำการอย่างน้อย ๑ คน  ไม่ใช่ออกล่าเหยื่อ เอ๊ย…..นักศึกษาพร้อมกันทุกคนจนห้องว่างเปล่า  ซึ่งจะเกิดปัญหาอีกแบบหนึ่ง

เพราะฉะนั้น  นักบริหารหรือนายจ้างคนใดรู้สึกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาหรือลูกจ้างของเราทำงานไม่คุ้มค่าจ้าง ลองให้เขาเขียนรายงานประจำวันดูซีครับ  คนเขียนอาจจะเรียนรู้ด้วยตนเองว่าตนทำงานคุ้มหรือเปล่า หรือถ้าเขาไม่รู้ เราก็จะได้มีหลักฐานเพื่อเอาวิเคราะห์ให้เขาดูว่าเขาทำงานคุ้มไหม

     นอกจากนี้ การให้เขียนรายงานอาจทำให้ผู้เขียนหรือบันทึกต้องขวนขวายหางานทำ  เพราะคงไม่มีใครหรอกครับที่พอสิ้นวันหรือจบเวลาทำงาน เปิดสมุดแล้วบันทึกลงไปว่า  “วันนี้ไม่ได้ทำอะไร” หรือ  “วันนี้ไม่มีอะไรทำ”……..ฮ่า

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………

 

เรื่องอื่นๆ ที่น่าสนใจ